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時代の移り変わりと共にお葬式の形にも多様性が出てきました。特に最近右肩上がりで増えているのが、身内やごく親しい友人等のみで行われる家族葬です。しかし、小規模で行うが故に会社への連絡をしっかりと行わなかったことで弔問客が突然現れたり香典や供花が送られてくるなどということになることも考えられます。そのためにも家族葬を行うと決めた際には、ポイントを押さえて会社へ訃報連絡を行うことが肝心です。では、どういった点に注意すれば良いのでしょうか。

基本的に家族葬の場合、参列して欲しい人のみに訃報連絡を行いますが会社への連絡は不可欠なものとなります。まずは直属の上司に電話にて連絡を入れるのがマナーです。その際に誰が亡くなったのかを伝え、葬儀は家族のみで行うため、参列や弔電等は必要がないことを連絡してください。そして忌引き休暇取得のための指示を仰ぎます。会社によっては証明等が必要となることもあるので注意が必要です。

上司に電話では連絡がつかない場合のみ、メールやLINEを利用するようにしましょう。電話が繋がった場合でも後からメールにて改めて連絡をし、文章にすることで余計なトラブルを避けることが出来ます。会社は家族層と言われたら社内で通知する際にもその旨を連絡する必要があります。

会社にメールにて家族葬を行う旨を連絡する際に重要なことは、参列や香典、献花や弔電等を辞退するということをはっきりと伝えることです。会社側でも家族層と言われたら、どこまでお悔やみをすれば良いのか迷うところもあるので、この部分をしっかりと連絡することが肝心です。香典や弔問を辞退することを明確にすることは会社への配慮であると共に、自分たちの負担を減らすことにも繋がります。

身内を亡くしたばかりで動揺しているのは当然なので、会社へ送るメールは例文を参考にすると良いでしょう。ネットで調べれば訃報連絡の例文が載っているので、すぐに利用することが出来ます。また、総務課には忌引き休暇の手続きのために、証明等の必要の有無を確認しておくことも忘れないでください。

家族層と言われたら、会社は遺族の意思を尊重して参列や香典は遠慮するのがマナーですが、中には辞退すると連絡したにもかかわらず、会社によってはお返しの必要がない弔電を送ってくるということも考えられます。そんな際には、お悔やみの気持ちとして受け取るようにしましょう。お香典返しのようなお返しは必要ありませんが、後日に封書にてお礼状を送付することをおすすめします。お礼状の文面も例文等がありますので、それに従って綴ればきちんとしたマナーとして認めてもらえるはずです。

また、香典を辞退していても会社によっては弔慰金をわたすのが規定となっている場合があります。会社の担当者から手続きのための証明等の書類を求められることがあります。

会社への連絡として家族葬を執り行うことを伝えたというのに、上司や同僚が弔問に来てしまったということは、まったくあり得ないということではありません。思いがけずに葬儀の参列に上司や同僚の姿を見つけたら、せっかく弔問に来ていただいたのですから、その場で断るのはマナー違反になります。香典は丁重に辞退しても良いですが、どうしてもと言われたら有難く受け取りましょう。そして、お礼の品が準備されていないという場合は、きちんとその旨を先方に伝えて後日に送る手配をするようにしてください。

会社側としては、家族層と言われたら参列や献花を遠慮するのがマナーですが、しっかりと伝えたつもりでも例外が起こるということはあある程度予想しておいた方がその場になって慌てないで済みます。